Einstieg in die Digitalisierung – 3 simple Tools für Teams und Projektgruppen

Sie hören immer wieder vom Thema Digitalisierung und wissen eigentlich gar nicht so richtig, wo Sie anfangen sollen? Vielleicht haben Sie schon erste Digitalisierungsprojekte initiiert oder Arbeitsgruppen dazu eingerichtet. Aber vielleicht ist die Unsicherheit immer noch groß und die Mitarbeitenden haben Berührungsängste mit diesem Thema. (Sie wissen noch gar nicht, worum es beim Thema Digitalisierung überhaupt geht? Dann lesen Sie zuerst diesen Artikel: Digitalisierung – Was ist das überhaupt?)

Um Unsicherheiten abzubauen und den Einstieg in die Digitalisierung anzugehen, haben wir 3 simple Tools für Sie zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen können, Ihre Arbeitsabläufe produktiver zu gestalten und nach und nach auf digitale Kommunikation umzusteigen.

3. Die digitale To-Do Liste

Fangen Sie an Ihre To-Do Liste digital zu führen, zum Beispiel mit Wunderlist. Legen Sie dort Ihre Aufgaben an, ordnen Sie diese bestimmten Themen zu oder leben Sie für jeden Wochentag einen eigenen Ordner an und organisieren Sie so Ihre To-Dos für die komplette Woche. Für jeden Eintrag können Sie eine Erinnerung und ein Fälligkeitsdatum einstellen, so vergessen Sie nichts mehr und werden automatisch an bestimmte Dinge erinnert. Wunderlist bietet außerdem eine App an, die Sie vom Handy aus benutzen können. So können Sie immer und überall Ihre To-Do Liste einsehen, ergänzen oder ändern und sind ab sofort im Bereich To-Dos absolut digitalisiert. Die Aufgaben können außerdem automatisch zu Google Kalender oder Outlook übertragen werden und tauchen dann im Kalender auf.

Wenn Sie im Team arbeiten oder mit Assistenten etc, können Sie die Liste für andere Personen freigeben und so gemeinsam an bestimmten Themen arbeiten. Sie erhöhen damit die Transparenz in den Arbeitsprozessen und können produktiver an Ihren Aufgaben arbeiten.

Wir empfehlen die digitale To-Do Liste als ersten Schritt in Richtung Digitalisierung, da hier sofort der Nutzen für Team und Mitarbeitende spürbar wird durch die effizientere Arbeitsorganisation.

2. Gemeinsame Dokumente

Wahrscheinlich haben Sie in Ihrem Team schon gemeinsame Ordner, auf die alle Teammitglieder zugreifen können und so gemeinsam an Projekten gearbeitet wird. Ein nächster Schritt in Richtung Digitalisierung könnte nun so aussehen, dass Sie auf kollaborative Tools umsteigen, die es Ihnen ermöglichen synchron an einem Dokument zu arbeiten und gleichzeitig auch zu sehen, was die anderen Personen gerade im Dokument machen. Diese Art des Arbeitens eignet sich hervorragend zur Erstellung gemeinsamer Berichte oder Veröffentlichungen und kann die Zusammenarbeit deutlich produktiver machen. Das bekannteste Tool hierfür ist wahrscheinlich Google Docs. Zugreifen kann man darauf mit einem einfach Google Konto und kann dann genau festlegen, wer auf welche Dokumente Zugriff erhalten soll. Im Dokument selbst sieht man immer, wer gerade daran arbeitet und wo diese Person im Dokument arbeitet. Im Vergleich zum einfachen geteilten Ordner kann man hier also zeitgleich am selben Dokument arbeiten, ohne dass Inhalte verloren gehen. Während Sie bei geteilten Ordnern immer warten müssen, bis die andere Person fertig ist und die Datei wieder schließt. Natürlich ist Google Docs nicht für jede Art von Projekt geeignet und es muss je nach Inhalt entschieden werden, ob diese Lösung praktikabel ist. Daher verlinken wir Ihnen hier noch eine Zusammenstellung von Alternativen zu Google Docs von Chip.de: https://praxistipps.chip.de/die-besten-alternativen-zu-google-docs_34427.

1. Der Team-Chat

Zur effektiveren Kommunikation im Team sollten Sie versuchen, bestimmte Kommunikation auf ein Chatprogramm zu verlegen, um die Emailflut im Team einzudämmen. Emails sind in bestimmten Fällen praktisch, können aber auch teilweise völlig ausarten und die Produktivität behindern. Chatprogramme wie beispielsweise Slack bieten deutlich effektivere Möglichkeiten als die bisherige Emailkommunikation. Sie können einen eigenen Kanal für Ihr Team anlegen und diverse Untergruppe für Projekte oder Aufgaben. So erreichen Sie immer direkt die Personen, die Sie erreichen wollen, haben immer im Blick, wer an welchen Projekten arbeitet und können nachverfolgen, ob Ihre Nachricht bereits gelesen wurde. Die Kommunikation in Slack ist somit nachvollziehbar und kann auch jederzeit nach Themen oder Schlagwörtern durchsucht werden. So geht nichts verloren. Außerdem können Dateien abgelegt oder geteilt werden und sogar Video-Anrufe über Slack getätigt werden. Was das Arbeiten mit Slack besonders produktiv macht, ist die Slack-App. Damit kann man von überall aus die Chats verfolgen und Kollegen auch im Außendienst gut erreichen. Durch den Chat stört man Mitarbeitende nicht im Arbeitsablauf (wie es evtl. der Fall wäre, wenn man Sie im Außendienst anrufen müsste) und auch die Außendienstmitarbeitenden sind auf dem Laufenden über aktuelle Projekte. Das kann sehr hilfreich sein, wenn Teammitglieder oft unterwegs sind oder die Mitarbeitenden an verschiedenen Standorten sitzen und evtl. sogar in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten. Als Alternative zu Slack könnten Skype, Skype for Business oder Google Hangout interessant sein, der Funktionsumfang unterscheidet sich aber von Anbieter zu Anbieter.

Sinnvoll digitalisieren und produktiver arbeiten

Mit diesen drei ersten Schritten können Sie ganz einfach in die Digitalisierung Ihrer Team- oder Projektarbeit starten und direkt von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren. Ein individuelles Konzept für produktive, digitalisierte Zusammenarbeit können Sie in diesem Workshop erarbeiten: Arbeitsorganisation & Produktivität.

 

Wir wünschen Ihnen viel Spaß bei der Umsetzung und freuen uns auf Ihr Feedback!

Hinweis: Dieser Artikel enthält keinen gesponserten Inhalt. Sämtliche Empfehlungen wurden von der Autorin getestet und haben sich seit Monaten bewährt. Wir empfehlen diese Tools allerdings ohne Gewähr. Sie müssen natürlich selbst überprüfen, ob die empfohlenen Tools Ihren Anforderungen entsprechen und für Ihre Arbeitsbereiche ausreichende Datensicherheit garantieren.

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