Systemintegrierte Lösungen | Ein Interview mit Frau Karin Weltring

Für die Vorbereitung unserer Knowledge Jam@i-Know 2011 interviewte ich Frau Karin Weltring, Assistentin des Leiters Personalzertifizierung der Deutschen Gesellschaft für Qualität e.V. (DGQ e.V.). Frau Weltring weist insbesondere auf die Notwendigkeit systemintegrierter Lösungen hin: Wissensmanagement muss sich in die bestehenden Strukturen integrieren. Wissensmanagement erlaubt es auch ein Verständnis für die Veränderungen über die Zeit zu schaffen — warum früher bestimmte Lösungen gewählt wurden, deren Konsequenzen heute den Arbeitsalltag bestimmen. Beiträge ins Wissensmanagementsystem müssen auf ihre Qualität überprüft werden, gleichzeitig muss man den Prozess aktiv unterstützen und pflegen.

Warum beschäftigen Sie sich mit dem Thema Wissensmanagement? Was fasziniert Sie daran?

Für uns ist das Thema neu bezüglich der Umsetzung. Das Hauptproblem ist, dass wir viele Personen im Haus haben, die schon sehr lange hier arbeiten und unglaublich viel Erfahrung gesammelt haben. Dazu gehören auch Informationen über die Veränderungen in den QM-Systemen. Dieses Wissen ist aber nirgendwo festgehalten und es wird verloren gehen. Auch gibt es kleine Gruppierungen, die wissen, wen man bei bestimmten Themen fragen kann, aber auch das wurde niemals hinterlegt und das geht definitiv verloren über die Zeit.

Für uns ist jetzt interessant, wie dieses Wissen transportiert werden kann, genauer gesagt die Verlinkung. An welcher Stelle ist das sinnvoll? Wo können wir es mit unseren Prozessen verknüpfen? Gibt es da eine sinnvolle Darstellung?

Zu der Integration mit den Prozessen: Jede Abteilung hat ihre Arbeitsabläufe, die über Schnittstellen miteinander verknüpft sind oder produktbezogene Schnittstellen. Hier wäre es wichtig zu wissen, was entwickelt wird, was in der Vergangenheit gemacht wurde und was sich bewährt hat. Wichtig sind aber nicht nur die internen Schnittstellen, sondern auch die Abläufe für Mitarbeiter, die z.B. mit Kunden kommunizieren. Hier müssen Erfahrungen hinterlegt werden, z.B. welche Marketingaktivitäten sind interessant? Es wäre wünschenswert, wenn man hier die Mitarbeiter involvieren würde und diese dann Beiträge erstellen. Die müsste man dann vor dem Einstellen prüfen, aber ich denke es gibt viele Ansatzpunkte in den Arbeitsabläufen, das Wissen der Mitarbeiter festzuhalten.

Was bedeutet für Sie erfolgreiches organisationales Wissensmanagement?

Eine stabile Lösung wäre, dass jeder Mitarbeiter die Möglichkeit hätte, seine Vorschläge anzubringen und einzutragen. Die werden dann über eine Gruppe von Personen geprüft, sowohl auf ihre Sinnhaftigkeit und Umsetzbarkeit, als auch was die Darstellung betrifft. Nach diesem Freigabeverfahren könnte dann jeder Mitarbeiter über Suchworte auf dieses Wissen zugreifen. Wichtig ist aber zu prüfen, ob ein Beitrag wirklich sinnvoll ist oder ob sich jemand zum Beispiel nur profilieren möchte – im Sinne von „ich weiß was …“, was aber nicht hilfreich für die Organisation ist.

Was war Ihr größtes Aha-Erlebnis in Bezug auf das Thema Wissensmanagement?

Das gibt es eigentlich täglich … aber was ich vor allen Dingen spannend fand, war die Überlegung, so etwas als PC-Lösung systemintegriert anzubieten. D.h. Individuallösungen, welche die vorhandenen Strukturen gut nutzen, um Wissensmanagement darin einzubringen. Das halte ich für einen wesentlichen Punkt: eine relativ einfache Art der Integration und Installation mit Bezug auf die vorhandenen Systeme.

Die Sache selbst ist natürlich nicht neu – Wissensmanagement gibt es schon ewig und jedes Unternehmen nimmt es für sich anders in Anspruch. Ein Kollege von mir, der in der in der Beratung tätig ist, hält nicht viel von Wissensmanagement. Er hat die Erfahrung gemacht, dass sich Wissensmanagement in Unternehmen „totläuft“. Am Anfang finden es alle toll und jeder arbeitet mit – und irgendwann steht das Wissen dann auch irgendwo, aber es interessiert dann keinen mehr. Wichtig ist für ihn vor allem ein informeller Austausch unter Kollegen, z.B. beim Kaffee trinken. Ich denke aber, dass Wissen ist zumindest vorhanden, ob man es nutzt, muss jeder für sich selbst entscheiden. Hier halte ich es für sehr gut und wichtig, dass man Wissensmanagement einfach integrieren kann, dass Lösungen vorgegeben sind, die richtig in die bestehenden Prozesse integriert werden können.

Was ist aus Ihrer Sicht bei der technischen Umsetzung von Wissensmanagement wichtig?

Für mich sind das vor allem: Erstens: die Kompatibilität zu bestehenden Systemen muss vorhanden sein. Zweitens: Dass verschiedene Darstellungen möglich sind, d.h. dass man Dokumente integrieren kann, Ablaufdiagramme, etc. Drittens: Dass es einen Dialog zwischen den Personen gibt, d.h. zwischen den Personen, welche die Idee oder Erfahrung eingeben und den Personen, die diese Informationen nutzen. Das zum Beispiel die Personen in einem kleinen Kreis diskutieren können. Viertens: Dass sie bestehende Systeme abbilden können. Und schließlich, dass die Darstellung zu bestehenden Systemen einheitlich ist.

Was sind Ihrer Meinung nach die wichtigsten 3 „hot topics“ der nächsten Jahre?

Das ist eine schwierige Frage – zum einen sicherlich Expertenwissen generell, d.h. dass die Erfahrungen der älteren Mitarbeiter vorhanden ist. Dann werden Systemlösungen wichtig sein. Den dritten Punkt würde ich mir offen halten.

Der Worst Case: Was muss man tun, damit Wissensmanagement auf jeden Fall schief geht?

Zum Beispiel es sehr unattraktiv gestalten – wenn es sowohl von den Beiträgen als auch von der Anwendung her langweilig ist. Das können zum Beispiel abgedroschene Fragen sein, die einem beim Lesen schon nicht interessieren.

Wichtig ist, dass jemand vorhanden ist, der die Personen motiviert, das Wissensmanagement auch zu nutzen und auch nachhält im Sinne von Prozessmanagement. Wir müssen beim Prozessmanagement immer wieder motivieren. Wenn es neu ist, klar, dann ist es super, aber mit der Zeit schläft es meistens ein. Man muss klar festlegen, wer dafür zuständig ist und diese Person muss im Hintergrund darauf schauen. Kümmert sich niemand mehr darum, schläft es irgendwann ein, dann hat man ein halbgenutztes System. Um die Pflege des Systems muss man sich ebenso kümmern wie die Mitarbeiter darüber informieren, warum man Wissensmanagement betreibt. Schließlich hat es viele Vorteile. Man kann zum Beispiel die Highlights abfragen, was es den Mitarbeitern speziell gebracht hat, wie es angekommen ist, was für Verbesserungen festgestellt wurden. Man kann kleine Motivationen geben, im Sinne von: „schau mal, es bringt dir wirklich was“.

Wichtig ist für mich persönlich, auch die Historie mit zu beachten – man muss nicht sagen, dass früher alles besser war, aber wie hat es sich entwickelt? Warum hat man sich vor 10 Jahren für eine bestimmte Lösung entschieden? Das kann man über die Entscheidungen der Geschäftsleitung nachvollziehen und verstehen, wieso bestimmte strategische Entscheidungen getroffen wurden.

Wie gesagt, die Motivation ist sehr wichtig, erklären warum es gemacht wird, den Finger darauf legen und sich aktiv um die Pflege kümmern.

Karin Weltring Karin Weltring, Assistentin des Leiters Personalzertifizierung der Deutschen Gesellschaft für Qualität e.V. (DGQ e.V.) – Qualitätsmanagerin. Seit 2000 bei der DGQ e.V. beschäftigt. Zuständig u.a. als QB des e.V. für die Pflege des Prozessdarstellungssystems Wissintra und in dieser Funktion mitinvolviert in das Thema Einführung Wissensmanagement. Schwerpunktbetreuung Zertifizierung/Prüfung Umweltmanagement und Arbeitssicherheit. Entscheiderin über die Zulassung von Quereinsteigern o.ä. zur Zertifizierung/Prüfung für alle Produkte.

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