Wie geht man mit überlasteten und überforderten Mitarbeitern um? Ein psychologischer Gesprächsleitfaden

Im Arbeitsalltag hat man es immer wieder mit überforderten und überlasteten MitarbeiterInnen oder KollegInnen zu tun. Und nicht selten mündet eine längere Phase der Überforderung in Krankheit oder sogar Burnout. Die überforderten und überlasteten MitarbeiterInnen suchen sogar teilweise immer wieder das Gespräch mit Vorgesetzten, finden aber entweder kein Gehör oder können die Ursache der Überlastung nicht ausreichend identifizieren.

Denn häufig liegt es gar nicht an der Menge der Arbeit oder an der Anzahl der Aufgaben, sondern Überforderung entsteht meistens aus dem Gefühl, eine Situation nicht mehr unter Kontrolle zu haben. Der/die MitarbeiterIn erlebt sich als hilflos und ausgeliefert, ohne Mitspracherecht und ohne eine Möglichkeit Einfluss auf die Situation zu nehmen. Und dieses Erleben ist entscheidend, denn aus dem andauernden Gefühl der Hilflosigkeit entstehen oft Krankheiten und Zusammenbrüche. Es ist ein menschliches Grundbedürfnis ein gewisses Maß an Kontrolle über das eigene Leben auszuüben und handlungsfähig zu bleiben. In der Psychologie wird dieses Thema oft unter dem Begriff Selbstwirksamkeit zusammengefasst. Wenn Sie es also mit überlasteten MitarbeiterInnen zu tun haben, sollten Sie dringend Maßnahmen ergreifen, um Ihre MitarbeiterInnen wieder an die eigene Selbstwirksamkeit heranzuführen. Die MitarbeiterInnen müssen wieder das Gefühl erlangen, dass sie selbst etwas an der Situation ändern können und dass sie selbst mit entscheiden können.

Wie ein erstes Gespräch zu diesem Thema ablaufen kann, erkläre ich Ihnen in den folgenden 3 Schritten:

1. Die Situation anerkennen

Wenn Sie bemerken, dass ein/e MitarbeiterIn überfordert oder überlastet ist, dann sollten Sie ein Gespräch suchen und ihn oder sie darauf ansprechen. Gehen Sie dabei vorsichtig und offen vor, denn evtl. ist der/die MitarbeiterIn gar nicht überlastet und es wäre in diesem Fall kontraproduktiv, ihm oder ihr zurückzuspiegeln, dass er oder sie einen überlasteten Eindruck macht.

MitarbeiterInnen, die an ihren eigenen Grenzen angekommen sind, wünschen sich oft, dass jemand ihre Lage erkennt und ihnen Hilfe anbietet. Sie merken es daher in einem persönlichen Gespräch meist schnell, ob jemand Hilfe möchte und sich öffnet. Wenn das nicht der Fall ist, dann sprechen Sie mit dem/der MitarbeiterIn über seine/ihre Ziele und nutzen Sie das Gespräch, um sicherzustellen, dass es dem/der MitarbeiterIn gut geht.

Wenn sich der/die MitarbeiterIn öffnet und über die belastende Situation erzählt, dann hören Sie sich das an, nehmen Sie sich Zeit und lassen Sie ihn oder sie reden. Evtl. fließen dabei Tränen, das ist völlig ok und wirkt bei vielen Menschen sehr entlastend.

Versuchen Sie die Situation des/der MitarbeitersIn zu verstehen und ernst zu nehmen, ohne sie zu bewerten. Spiegeln Sie das Ihrem/Ihrer MitarbeiterIn, indem Sie bspw. sagen: „das ist wirklich eine schwierige Situation“ oder „ich verstehe, dass das grade sehr belastend ist“.

Dieses Anerkennen der Situation führt meistens schon direkt zu einer Entlastung und kann die weiteren Schritte ermöglichen. Wichtig ist an diesem Punkt, dass Sie nicht zu schnell in die Veränderung gehen wollen, sondern sich zunächst die Zeit nehmen, die Situation anzuerkennen und Ihrem/Ihrer MitarbeiterIn zu spiegeln, dass die Situation wirklich grade blöd ist.

2. Entlasten

Im zweiten Schritt sollten Sie dann konkrete Schritte zur Entlastung erarbeiten. Fragen Sie Ihren/Ihre MitarbeiterIn, in welchen Bereichen er/sie Hilfe braucht und wie er/sie entlastet werden kann. Meistens wissen MitarbeiterInnen das sehr genau und haben auch oft schon gute Ideen für nächste Schritte. Sämtliche Maßnahmen sollten allerdings darauf ausgerichtet sein, dass der/die MitarbeiterIn wieder selbstwirksam wird, also wieder eigene Entscheidung treffen kann und ins Handeln kommt. Daher kann es hilfreich sein, Entscheidungsspielräume zu eröffnen und Handlungsfreiheit zu gewähren. Worauf Sie sich nur bedingt einlassen sollten, sind Maßnahmen, die von anderen MitarbeiterInnen ergriffen werden sollen. Natürlich kann es notwendig sein, dass Arbeitsaufgaben neu verteilt werden. Aber die Krise eines/einer MitarbeitersIn sollte nicht dazu führen, dass dieser dadurch in eine Machtposition gegenüber anderen MitarbeiterInnen gerät und über deren Arbeitsweisen und -inhalte bestimmen kann. Wägen Sie an diesem Punkt also genau ab, welche Schritte umsetzbar sind und riskieren Sie nicht, dass durch Ihre Maßnahmen weitere MitarbeiterInnen überlastet werden. Meistens ist es an diesem Punkt sinnvoll eine Teamsitzung einzuberufen und nach Möglichkeit offen über das Problem zu sprechen (wenn der/die betroffene MitarbeiterIn damit einverstanden ist).

3. Weg und Ziele entwickeln

Parallel zu diesen Sofort-Maßnahmen sollten Sie mit Ihrem/Ihrer MitarbeiterIn auch in eine langfristigere Planung einsteigen und klären, welche Ziele er oder sie in seiner/ihrer Karriere hat und wie diese erreichbar sind. MitarbeiterInnen brauchen Ziele und eine klare Vision, um engagiert und motiviert zu arbeiten. Daher sollten Sie mit Ihrem/Ihrer MitarbeiterIn diese Ziele erarbeiten und damit gleichzeitig im Blick behalten, wie einer erneuten Überlastung vorgebeugt werden kann.

Wichtig ist es an diesem Punkt, dass Sie den/die MitarbeiterIn nicht bei unrealistischen Schritten unterstützen, sondern eine ehrliche Einschätzung drüber abgeben, welche Möglichkeiten vorhanden sind. Sollte der Mitarbeiter ganz anderer Meinung sein und sich sicher sein, dass er ein bestimmtes Ziel erreichen kann, dann könnte es durchaus sinnvoll sein, ihm eine gewisse Zeitspanne einzuräumen und ihm die Chance zu geben, sich zu beweisen. Vielleicht unterstützen Sie dieses Vorhaben mit einer entsprechenden Weiterbildung für den Mitarbeiter und besprechen eine Testphase mit klaren Zielen. Manchmal wachsen Mitarbeiter förmlich über sich hinaus, wenn sie die richtigen Chancen bekommen.

Mit diesen Maßnahmen können Sie bei Überlastung und Überforderung einschreiten und verhindern dadurch evtl. sogar krankheitsbedingte Ausfälle oder interne Konflikte. Sollten diese Maßnahmen nicht ausreichen oder Sie mit dieser Art der Gesprächsführung nicht zurecht kommen, dann holen Sie sich rechtzeitig qualifizierte Unterstützung. Denn in jedem Fall sind kranke MitarbeiterInnen auf die Dauer teurer als ein Seminar zur Gesprächsführung, eine persönliche Beratung oder ein Team-Coaching.

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