Zeitmanagement: 3 simple Schritte für effektives Arbeiten

Es gibt immer wieder neue Ansätze und Tipps aus dem Zeitmanagement und man kann diverse Workshops zu diesen Themen besuchen. Unsere Zeit effektiver zu nutzen und produktiver zu arbeiten, ist immer unser Ziel und veranlasst uns auch immer wieder dazu, neue Strategien und Methoden auszuprobieren.

In diesem Artikel haben wir 3 wirklich simple und erprobte Strategien für Dich zusammengestellt, mit denen Du nachhaltig Zeit sparst und auf Dauer immer effektiver arbeitest. Ganz ohne aufwendige Methoden oder Workshops.

1. Wochen- und Tages-Prioritäten festlegen

Nimm Dir am Anfang der Woche ein paar Minuten Zeit und überlege Dir, welche Themen in dieser Woche Priorität bei Dir haben. Am besten eignet sich dafür der Sonntag Abend, oder wenn Du das lieber im Büro machst, dann fang direkt als allererstes am Montag Morgen mit dieser Planung an. Welche Projekte müssen diese Woche unbedingt fertig werden? Welche Deadlines müssen eingehalten werden? Welche Themen stehen ganz oben auf der Liste? Schreib Dir zunächst erst einmal alles auf, was momentan ansteht und priorisiere dann Deine Aufgaben. Was ist wirklich wichtig in dieser Woche? Was bringt Dich voran in Deinem Job? Was willst Du endlich abschließen. Versuche, die Prios für Deine Woche möglichst klein zu halten. Also versuche, Dich auf 3 Prioritäten zu beschränken, wenn das möglich ist. So steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Du diese Dinge auch wirklich erledigst.

Wenn Du so Deine Woche geplant hast, dann mach Dir jeden Morgen eine neue Liste mit den Tages-Prioritäten. Überlege Dir dafür, welche Aufgaben an diesem Tag wichtig sind und unbedingt erledigt werden müssen, damit Du Deinen Wochenplan einhältst. Dann plane am besten direkt konkrete Zeitfenster für diese Prioritäten, also lege fest, wann genau Du welche Aufgaben erledigst. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Du die Aufgaben auch wirklich angehst.

2. Zeitfresser identifizieren

Als nächsten Schritte, wenn Du Deine Woche geplant hast, solltest Du Dir genau anschauen, was Deine Zeitfresser sind. Womit verbringst Du unnötig viel Zeit? Was hält Dich immer wieder auf oder bringt Dich von Deinen Aufgaben ab? Ganz oft sind das die ständig eintrudelnden Emails oder das klingelnde Telefon. Hier kann es enorm helfen, wenn Du für das Beantworten und Bearbeiten von Emails feste Zeiten festlegst. Bspw. könntest Du morgens und nach der Mittagspause jeweils ein Zeitfenster dafür einplanen. In der Zwischenzeit stellst Du Dein Emailprogramm aus oder schaltest die Push-Nachrichten und Töne ab, damit Du nicht in Deinem Arbeitsablauf gestört wirst. Denn jede kleine Ablenkung kann unsere Produktivität mindern und dazu führen, dass wir insgesamt wesentlich weniger erledigen können, als eigentlich möglich wäre. Genauso schwierig ist das ständige Klingeln des Telefons. Auch hier solltest Du Dir eine Strategie überlegen, wie Du mit Anrufen umgehst. Das Telefon hat leider einen sehr hohen Anforderungscharakter und wir haben sofort das Gefühl, dass wir unbedingt ran gehen müssen. In den meisten Fällen sind die Anfragen aber gar nicht dringend und stören uns nur unnötig in unserem Flow. Auch hier kann eine klare Strategie helfen. Bspw. kannst Du zu bestimmten Zeiten einen Anrufbeantworter einschalten und die Anfragen zu einem bestimmten Zeitpunkt abarbeiten. Oder Du kommunizierst Deinen KollegInnen oder MitarbeiterInnen, dass Du nur in bestimmten Fällen telefonisch kontaktiert werden möchtest und in allen anderen Fällen eine Email mit den entsprechenden Infos oder Fragen ausreicht und Du diese dann abarbeitest.

So sparst Du Dir viele unnötige Ablenkungen und dämmst unnötige Anrufe deutlich ein.

Natürlich gibt es auch noch viele weiter Zeitfresser im Arbeitsalltag. Meetings und Besprechungen sind zum Beispiel oft Zeitfresser, wenn sie nicht sinnvoll und straff organisiert sind und ordentlich moderiert werden. Oft sind unnötig viele MitarbeiterInnen oder Führungskräfte in Besprechungen eingeladen, die gar nicht unbedingt alle etwas zum Thema beizutragen haben. Hier macht es also Sinn, diese Veranstaltungen systematisch unter die Lupe zu nehmen und auf ein nötiges Maß zu reduzieren, wenn möglich.

3. Pausen einplanen

Im dritten Schritt ist es dann unerlässlich für die eigene Produktivität, dass Du genügend Pausen für Dich einplanst. Einerseits um Dich zu erholen, andererseits aber auch, um spontane Aufträge oder Aufgaben abfangen zu können. Also plane Deinen Tag nicht komplett zu, sondern baue Pufferphasen ein, die Du für solche Aufgaben nutzen kannst. So kannst Du immer auf unerwartete Themen reagieren und kommst trotzdem nicht komplett von Deinen Tages- und Wochenprioritäten ab. Und natürlich bist Du auch wesentlich produktiver, wenn Du genug Zeit hast, um mal einen Kaffee zu trinken oder ein paar Minuten am offenen Fenster tief durchzuatmen. So bekommst Du direkt neue Energie und bist schneller beim Abarbeiten Deiner Aufgaben. (Weitere Tipps für mehr Energie im Arbeitstag findest Du in diesem Beitrag)

Mit diesen drei simplen Schritten kannst Du Dir ganz einfach eine produktive und effektive Arbeitsstruktur aufbauen. So bleibst Du systematisch an den wichtigen Themen dran und verlierst nicht den Fokus im Alltagsstress.

Schreib uns gerne Deine Erfahrung in die Kommentare? Welche Zeitmanagement-Tricks helfen Dir im Alltag?

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